Что нужно учитывать для правильного расчета

7 базовых принципов расчета численности персонала

Правда ли, что расчет численности персонала очень сложен.

Для специалистов — несложен, у тех, кто не изучал экономику труда, может вызвать некоторые трудности.

Если такая формула

вас не пугает, то вы сильны и в математике, и в экономике труда.

Можете почитать учебник по нормированию труда и будете знать о расчете численности столько же, сколько экономист по труду — вот ссылка на скачивание.

Если же вы не готовы осваивать непростую профессию нормировщика, но расчет численности — необходимая вам компетенция, то вам стоит узнать о том, чем руководствуются профессионалы в решении таких задач.

Расчет численности персонала можно выполнять самостоятельно, руководствуясь несколькими принципами, о которых я сейчас расскажу.

Принцип 1. Любая работа измеряется в единицах времени

Дизайнер и программист, бухгалтер и инженер, токарь и электрик, грузчик и кладовщик, менеджер по продажам и секретарь тратят на выполнение операций рабочее время.

Работодатель доволен работой сотрудника тогда, когда последний справляется с тем объемом работы, который считается нормальным и выполнимым в течение рабочего дня (смены).

Чаще всего нормы времени на выполнение определенных работ устанавливаются интуитивно или опытным путем.

Если подходить к расчету численности и оценке загрузки работника серьезно, то ключом к решению задачи расчета численности персонала является описание рабочих операций и определение для них норм времени.

Трудности с определением норм времени могут возникать у представителей «творческих» профессий — дизайнеров, программистов, инженеров и маркетологов, но и с ними можно справиться.

Например, разбивая работы по решению определенных задач на этапы с временным шагом 1-2 часа или объединяя «дробные» задачи в группы и устанавливая нормы рабочего времени для групп.

Принцип 2. Расчет численности персонала предполагает использование усредненных норм

Работники выполняют работу с разной скоростью — кто-то быстрее, кто-то медленнее.

Устанавливать норму по лучшему или по худшему некорректно.

Поэтому для расчета нормы времени на выполнение определенной операции берется среднее арифметическое по итогам наблюдений за ее выполнением разными работниками и/или в разное время и в разных условиях.

В нормировании труда есть несложные правила, по которым определяется нужное для статистики количество наблюдений и достоверность данных на основании сравнения худшего и лучшего результатов.

Этот показатель достоверности данных называется «коэффициент устойчивости хроноряда» и оценивается по таблице, в которой указано допустимое отношение худшего/лучшего результатов.

Если серьезно займетесь расчетом норм — почитайте про него.

Принцип 3. Не все рабочее время тратится на выполнение работы

Рабочее время тратится и на подготовку рабочего места и получение задания, и на выполнение случайной и непроизводительной работы — исправление ошибок, сбор недостающей информации, и на предусмотренные режимом работы перерывы, и на нерегламентированные перерывы в работе (простой в ожидании задания, опоздания, кофе-паузы, разговоры и т. д.)

Соответственно, рассчитывать численность персонала нужно с учетом того, каким фондом рабочего времени располагает работник за вычетом всех плановых и неплановых потерь.

Например, вы рассчитали, что один оператор колл-центра, работающий 8 часов в день, может принять 300 звонков.

Но при анализе рабочего времени оказалось, что прием звонков занимает у него лишь 50% рабочего времени — остальное время занимают другие виды работ и перерывы.

В этом случае для приема звонков вам будут нужные две штатные единицы.

Ниже — иллюстрации на тему того, на что и как может расходоваться рабочее время.

Рис 1. Рабочее время грузчика

Рис. 2 Рабочее время помощника менеджера по продажам

Принцип 4. Численность персонала определяется отношением «объем работы/норма на одного сотрудника»

Если в колл-центр приходит 900 звонков, то для того, чтобы их принять, нужно 6 операторов, если по нашим нормам и на основании анализа рабочего времени оказалось, что каждый из них может принять 150 звонков.

Другое дело, что мы можем оптимизировать бизнес-процессы и увеличить производительность, но это тема уже для другой статьи.

Принцип 5. Численность персонала рассчитывается на определенный объем работы

Несмотря на то, что это следует из принципа 4, сделаю на этом акцент.

Если объем работы отличается ввиду сезонности, по сменам (ночная-дневная) или даже по дням недели (пятница — затишье, понедельник — аврал) это должно быть обязательно учтено в расчете.

Принцип 6. Нормальной можно считать нагрузку, не превышающую 15% от нормы

Объем работы может колебаться.

Рассчитывать численность на максимальный объем работы бессмысленно, потому что при снижении объема работы сотрудники будут простаивать.

Расчет по минимуму приведет к тому, что они хронически не будут справляться с работой.

Типовым решением этой задачи является расчет численности на объем работы, составляющий 85% от максимального.

Тогда максимальная загрузка работника не превысит 15% от нормы, что вполне допустимо.

Принцип 7. Точность расчета численности персонала определяется задачей, которую нужно решить

Если вам нужно рассчитать численность подразделения, в котором трудится несколько сотен работников, возможно, имеет смысл тратить ресурсы на серьезную разработку норм, используя хронометраж и фотографию рабочего дня.

Это длительная и сложная работа, которая займет несколько месяцев и окупится только после внедрения норм.

Если же вам нужно обосновать перед руководством предприятия численность подразделения, в котором всего несколько человек, достаточно представить расчет, в котором будут использоваться нормы, полученные статистическим путем или методом экспертной оценки.

В заключение

Если вы освоили этот материал, такая задача, как расчет численности персонала, вам уже не страшна.

Здравый смысл и простейшие навыки работы в MS Excel позволят вам самостоятельно создать калькулятор для расчета численности.

Если же у вас нет на это времени, читайте наши материалы — в них мы расскажем, как разрабатывать калькуляторы для расчета численности и как ими пользоваться.

Но это уже техническая реализация тех принципов, о которых я рассказал выше.

Формула расчета заказа

Формула расчета заказа – в компаниях сферы FMCG правило формирования заказа товара на основе фактических продаж торговой точки за предыдущий период и остатка товара в день заказа. Имеет общий вид:

Заказ = Среднедневные продажи в прошлом периоде × Количество дней до следующей поставки – Остаток товара. При этом Среднедневные продажи в прошлом периоде = Объем продаж за предыдущий период / Количество дней в периоде.

Первая часть формулы определяет требуемый объем заказа, исходя из предположения, что каждый день продается примерно одинаковое количество товара. Если бы это было так, то этой половины формулы для расчета было бы достаточно: Заказ = Среднедневные продажи × Количество дней до следующей поставки. Однако в каждой торговой точке есть случайные и неслучайные колебания спроса, и чем меньше среднедневной объем продаж, тем больше в процентном отношении могут быть выражены эти колебания. Поэтому формула регулирует объем заказа за счет обратной связи о ситуации с остатками товара в торговой точке: Заказ = Среднедневные продажи в прошлом периоде × Количество дней до следующей поставки – Остаток товара.

Таким образом, каждый раз заказывается ровно такое количество товара, которое необходимо до следующей поставки, не больше и не меньше. Клиент не «замораживает» свои средства в лишнем товаре, и при этом всегда имеет нужный запас товара. Именно по этому варианту формулы работают, например, компании-поставщики скоропортящегося товара: создание в торговых точках дополнительного запаса товара для них просто невозможно.

Однако, неравномерность спроса на товар может быть сильно выраженной, с большим разбросом по дням недели или по месяцам года. Кроме того, сами компании-поставщики могут периодически проводить акции по продвижению товара конечным потребителям, а это требует создания страховочного запаса товара в торговых точках. Если компания поставляет не скоропортящийся товар, она может принять за стандарт формулу расчета заказа, подразумевающую создание страхового запаса, выраженного в днях или в объеме продукции, например:

Заказ = Среднедневные продажи × Количество дней до следующей поставки + Страховочный запас в днях – Остаток товара.

В частности, в компании Coca-Cola стандартом работы с торговыми точками general trade является создание страховочного запаса, равного 50% объема заказа за период.

Компании, придерживающиеся маркетинговой стратегии push (давления на розничную среду), включают в формулу поправочные коэффициенты по принципу «чуть больше, чем надо». Наиболее известным вариантом является так называемое «Правило 1,5», по которому для постоянного увеличения заказа в формуле используется поправочный коэффициент 1,5:

Заказ = Среднедневные продажи × Количество дней до следующей поставки × 1,5 – Остаток товара.

Поскольку в формуле каждый раз вычитаются остатки товара, то реальное увеличение объема заказа происходит не в 1,5 раза, а в количество раз, находящееся в интервале от 1,0 до 1,5. Тем самым оказывается незначительное, но постоянное давление на торговую точку по увеличению объема заказываемого товара. Увеличение запасов заставляет персонал торговых точек принимать меры по увеличению сбыта конечному потребителю: снижать наценку, увеличивать видимость товара и т.д. Задачей торгового представителя является продать клиенту идею рекомендованного заказа, то есть аргументировать необходимость заказа именно такого количества товара, ссылаясь на средние продажи торговой точки и «формулу».

До тех пор, пока торговые представители формировали заказ на товар с помощью бланков, формула вынужденно была простой, понятной и удобной для ручных расчетов. Хотя опыт подсказывал, что формула в подобном виде сильно огрубляет расчеты, с запозданием реагирует на всплески спроса. Впоследствии в связи с появлением КПК и ППК появилась возможность накапливать значительные массивы данных по истории продаж и автоматизировать расчеты, поэтому некоторые компании отказались от использования формулы расчета заказа в классическом виде, и перешли на другие, более сложные алгоритмы.

…В одной из компаний система оплаты труда торгового представителя была сформирована таким образом, что он получал бонус только за заказы, которые взял в торговой точке «по формуле». Если по какому-либо SKU заказ не соответствовал «формуле», этот визит торговому представителю не оплачивался. Торговый представитель работал на ППК, который автоматически рассчитывал рекомендуемый заказ. В случае поломки, разрядки или отсутствия ППК по каким-либо причинам, торговый представитель рассчитывал заказ на бланке вручную. Все было бы хорошо, но с годами формула расчета заказа в ППК существенно изменилась, превратилась в сложный разветвленный алгоритм, учитывающий приоритетность торговых точек, наличие OOS, возвраты, сезонность, квант минимальной поставки и другие факторы. Информировать об этом торговых представителей руководство не посчитало нужным. В результате расчет заказа на бланке и на ППК перестали соответствовать друг другу, а в компании стали множиться слухи о том, что руководство специально «мухлюет» с формулой, чтобы торговым представителям не выплачивать бонус полностью…

Как начать считать калории: инструкция для сомневающихся

Единственный способ избавиться от залежей лишнего жира безвозвратно – это грамотно снижать калорийность пищи в рамках своего коридора калорийности. Грамотно – значит математически точно подсчитывать минимум и максимум нужного именно вам суточного калоража.

Ни спорт сам по себе, ни бездумное использование самых строгих диет не дадут надежного результата, если не знать абсолютно точно, сколько калорий в день должно быть получено организмом, чтобы он избавлялся от лишнего жира.

Опасаться сложности таких расчетов не стоит. Процесс немного похож на игру, правила которой постепенно становятся понятными и даже интересными. К тому же, буквально через 2-3 дня вы научитесь определять калорийность блюд практически на глаз.

Польза от работы с цифрами будет колоссальной. Во-первых, процесс похудения будет происходить быстро и непрерывно. А во-вторых, осознание того, что калорийность одной маленькой печеньки приравнивается к 100 дополнительным приседаниям, станет прекрасным моральным стимулом для легкого отказа от лишней еды.

Что нужно для подсчета калорий

Если вы решительно ступили на путь стройности, то отныне вам понадобятся несколько важных помощников. Без некоторых из них можно обойтись, но чем удобнее вам будет делать подсчеты, тем быстрее вы адаптируетесь к грамотному похудению.

1. В первую очередь понадобятся списки калорийности продуктов: чем длиннее будет список, тем точнее – подсчеты. Эти списки стоит распечатать и вставить в папку с личным дневником похудения или повесить в удобном для вас месте на кухне.
2. Нужны будут точные электронные кухонные весы. Взвешивать продукты – это не так канительно, как может показаться на первый взгляд.
3. Стандартные мерки веса: ложки, стаканы и пр. Это пригодится для ускорения и облегчения подсчета веса продуктов.
4. Тетрадь или блокнот для дневниковых записей, ручка, калькулятор.
5. Карточки для записи традиционных блюд с уже рассчитанной калорийностью. Если на такие карточки приклеить магниты, то их можно расположить на холодильнике, чтобы они всегда были под рукой.
6. Приложения для смартфонов по подсчету калорийности блюд.
7. Ссылки на сайты по похудению со встроенными онлайн-калькуляторами.

Еще для правильного подсчета КБЖУ рациона питания важно учесть несколько организационных моментов..

1. Что бы ни происходило с вашим весом, ни в коем случае не выходите за пределы вашего нынешнего коридора калорийности. Если он посчитан на данный момент (в зависимости от нынешнего веса и вашей физической активности) верно, то вес точно набираться не будет. Если он не снижается или снижается слишком медленно – это не повод нарушать установленный минимум. Торможение может быть вызвано естественными месячными колебаниями веса, связанными с гормональным уровнем, – это нормально, и обычно проходит само собой. Эффект плато (момент, когда вес стоит) может возникнуть из-за нарушения баланса между белками, жирами и углеводами: энергия, полученная от одинакового калоража белков и жиров, например, не одинаково работает в организме, и соотношение веществ, поступающих в организм стройнеющего, должно быть рациональным.
2. При подсчете калорийности вам придется взвешивать продукты.

Способы определения калорийности

Прежде чем высчитывать калории, необходимо точно определить свой коридор калорийности и далее начинать высчитывать дневное меню, оставляя резерв примерно в 100-200 ккал, чтобы иметь возможность на замену блюд.

Например, ваш коридор – 1410 – 1760 ккал, значит, разделив среднее число суточного калоража на 5 (количество приемов пищи), вы получите калорийность каждого приема пищи примерно в 300-320 ккал. Именно такое количество калорий нужно употребить стройнеющему за один раз.

Затем нужно решить, какой из способов подсчета калорий выбрать:

• при помощи мобильного приложения;
• на онлайн-калькуляторе удобного для вас сайта для похудения;
• или полностью самостоятельно вручную.

Мобильные приложения – это современно и удобно: вы не будете особо задумываться над цифрам. Однако у каждого приложения есть свои погрешности подсчета, которые необходимо учитывать.

Онлайн-калькулятор тоже значительно облегчает задачу, хотя требует постоянно быть онлайн и тоже может быть неточным в ряде случаев.

Пользоваться электронными способами вычисления можно и нужно: технический прогресс дает много возможностей. Но если вы хотите научиться определять калорийность блюд практически на глаз и понимать, как правильно учесть погрешности гаджетов, рекомендуется первые несколько дней все же считать калории при помощи формулы. Это гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.

Мобильные приложения

Все они основаны на том, что в них вносится все съеденное с указанием веса, а приложение выдает цифру КБЖУ, при этом учитывает уровень вашей физической активности и может даже давать какие-то подсказки по изменению рациона.

1. Программа Yazio. Она бесплатная, но имеет дополнительные платные опции и содержит рекламу. Приложение включает в себя информацию о тысячах продуктов, выдавая их калорийность в чистом виде и калорийность блюд из них. Однако в последнем случае могут быть погрешности в связи с разным составом кушаний. Есть каталог упражнений и возможность посмотреть график изменений собственного рациона и веса.
2. Приложение FatSecret включает в себя много информации о калорийности еды, имеет штрих-код для считывания информации с упаковки продуктов, предлагает рецепты низкокалорийных блюд, дает возможность вести дневник и следить за графиком снижения веса.
3. Программа Lifesum тоже неплохо помогает оптимизировать рацион питания. Но ее принцип основан в первую очередь на объеме порций, что может сказаться на рациональности питания. Удобство приложения в том, что оно связано со специальным сервисом Google Fit.
4. “Калорийка” для Андроид несколько проще, но она тоже связана с Google Fit. учитывает все съеденное и наглядно показывает в графике, сколько калорий вы потратили, пока ходили или бегали.

Онлайн-программы

Огромное количество сайтов, посвященных здоровому питанию, включает в себя доступные бесплатные программы по подсчету калорий: остается только выбрать наиболее подходящий.

Есть даже такие, которые определяют калорийность блюда, распознавая разное обозначение количества продукта: в граммах, миллилитрах, ложках, стаканах или количестве штук.

Это очень облегчает жизнь худеющего, но нужно помнить, что один помидор, к примеру, может весить и 30 г, и 300 г, поэтому калорийность может быть вычислена с большой погрешностью.

Подсчет КБЖУ вручную

Определение КБЖУ блюд при помощи формул имеет только один недостаток: в первые дни, прежде чем приготовить еду и покушать, вам придется потратить несколько минут на взвешивание продуктов и на подсчеты.

Но уже через 2-3 дня вы научитесь делать это на ходу, даже если под рукой нет калькулятора, а ведь он превращает расчеты в секундное дело. Зато самостоятельная работа с цифрами дает самый достоверный результат и, – главное, – четкое понимание того, из чего складывается калорийность готового кушанья.

Итак, чтобы научиться считать калории, которые находятся в тарелке, будь то отдельный продукт или готовое блюдо, прежде всего нужно:

• узнать калорийность продукта из специальной таблицы или прочитав об этом на упаковке;
• общую калорийность умножить на вес продукта и полученное число разделить на 100.

На практике эта простая формула выглядит так.

1. Калорийность картофеля 90 ккал.
2. Калорийность 150 г картофеля – это 90 х 150 : 100 = 135 ккал.

Все очень просто. А энергетическая ценность сложного блюда вычисляется следующим образом. Допустим, вам необходимо подсчитать ее у супа.

Сначала взвешивается каждый продукт в сыром виде, а по приведенной формуле вычисляется калорийность каждого положенного в кастрюлю ингредиента. Например, в суп у вас пойдет:

• картофель – 90 ккал х 150 г : 100 = 135 ккал;
• мясо – 180 ккал х 500 г : 100 = 900 ккал;
• капуста – 24 ккал х 300 г : 100 = 72 ккал;
• морковь – 27 ккал х 100 г : 100 = 27 ккал;
• лук – 30 ккал х 100 г : 100 = 30 ккал
• вода – 2 литра (около 2 кг) = 0 ккал.

Итого вес продуктов вместе с водой (и конечного блюда – супа) составит 3200 г, а калорийность – 1209 ккал.

Разумеется, если вода выкипит, то вес будет меньше, а калорийность выше. Тогда и расчеты нужно несколько менять. Но мы берем идеальный случай: приготовить суп можно практически без потери жидкости, например, в скороварке.

Энергетическая ценность 100 г получившегося кушанья вычисляется так: общая калорийность всего объема умножается на 100 и делится на общий вес. То есть в данном случае 1209 ккал умножается на 100 и делится на 3200. В итоге получается низкокалорийный супчик на 37,78 ккал на 100 г:

1209 ккал х 100 : 3200 г = 37, 78 ккал.

Значит налив в тарелку 200 г супа, вы получите всего 75, 56 ккал, которые вполне можно дополнить кусочком ржаного хлеба на 80-100 ккал и порцией второго блюда не менее, чем на 150 ккал.

Минимальная и максимальная калорийность продуктов

Существует очень соблазнительный миф о продуктах с нулевой и отрицательной калорийностью. Казалось бы, употребляя их, легко наполнить желудок, получив ощущение сытости и создав дефицит калорий, необходимый для похудения.

Но с такой стратегией надо быть осторожнее. К примеру, самый известный малокалорийный продукт – это вода, у нее 0 калорий. Но вы помните, что голодание – далеко не лучший и не самый надежный способ избавления от лишнего веса.

Это такая же крайность, как считать, например, 100 г жиров равными по питательности полукилограмму говядины. Представляете, что будет, если заменить белковую пищу на соотносимое по калориям количество жиров.

Вот поэтому злоупотреблять малокалорийными продуктами тоже не стоит. К примеру, давно развенчан миф о пользе обезжиренной молочки: употребляя творог с нулевой жирностью, вы выкидываете деньги на ветер практически безо всякой пользы, так как без жиров большинство питательных веществ из творога просто не усвоится.

Понятие “отрицательная калорийность” – весьма условно. Здесь имеется в виду, что при переваривании некоторые продукты требуют больше энергии, чем дают ее организму. Это, конечно, ускоряет метаболистические процессы в организме. Но при злоупотреблении низкокалорийной едой проблемы со здоровьем значительно перевесят все плюсы похудения.

Но пользоваться выгодой введения низкокалорийных продуктов в меню стройнеющего, конечно же, нужно. В этом списке – в основном овощи, зелень, ягоды и фрукты с большим количеством клетчатки, также крайне необходимой для полноценной жизнедеятельности:

• огурцы и помидоры,
• кабачок и баклажаны,
• тыква и морковь,
• редис и лук,
• зелень и листовые салаты,
• спаржа и грибы,
• несладкие яблоки и груши,
• сливы и персики,
• ананас и бахчевые культуры,
• клубника и клюква,
• крыжовник и малина,
• черника и смородина.

Большое количество энергии требуется для переваривания не только овощей и трав. но и зеленого чая, и острых пряностей. К примеру, стакан свежезаваренного зеленого чая дает организму около 5 ккал, а забирает на свое усвоение – от 20 до 60 ккал.

То же самое касается таких острых приправ, как имбирь, чеснок, все виды перцев. Кроме того, что они усиливают метаболизм в целом, для их переваривания затрачивается дополнительная порция энергии.

При этом низкокалорийные продукты с большой долей разумности должны дополняться более питательными: кашами из злаков, растительными жирами, орехами и семечками и даже жирной свининой и бараниной.

Такая еда, употребляемая в первой половине дня и в сочетании с низкокалорийными, не помешает процессу похудения, а, наоборот, простимулирует его. Натуральные жиры являются исключительно важной составляющей обменных процессов, в частности, гормонального, – в числе первых влияющего на процессы нормализации веса.

Поэтому для здоровья, красоты и стройной фигуры полезно время от времени съедать кусочек натурального свиного сала и недопустимо иметь в рационе майонезы фабричного производства с большим сроком хранения, колбасы сомнительного состава, газированные сладкие напитки и сладости с пальмовыми жирами.

Итак, подсчет калорийности пищи вручную – дело первостепенной важности для стройнеющего. Оно несложное, довольно увлекательное и чрезвычайно полезное. Освоив его, поняв его принципы, можно перейти на специальные программные средства, которые облегчат этот процесс, сделают его приятным и эстетичным.

Успеха вам на пути к идеально стройной фигуре!

Шпаргалка по начислению зарплаты, отпускных и больничных

Данная статья представляет собой шпаргалку для бухгалтеров, которым нужно быстро изучить или освежить в памяти ключевые вопросы, связанные с начислением зарплаты, отпускных и больничных. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.

Как часто начислять и выплачивать зарплату

В общем случае заработную плату начисляют по окончании каждого месяца. Величина зарплаты — это сумма, которую человек заработал в данном месяце.

Выплачивать зарплату нужно не реже чем раз в полмесяца (статье 154 ТК РФ). Чтобы выполнить это требование, сумму за месяц необходимо разбить на две части. Первую часть выдать сотрудникам до окончания месяца, то есть авансом. Вторую часть — после окончания месяца, когда будет известна итоговая величина зарплаты.

Сроки выдачи аванса и зарплаты в ТК РФ не установлены, поэтому каждый работодатель вправе утвердить собственные даты. Например, выплачивать аванс 25-го числа каждого месяца, а зарплату — 10-го числа месяца, следующего за отработанным. Главное, чтобы эти даты были зафиксированы внутренним нормативным документом (к примеру, приказом директора) и неукоснительно соблюдались. Если день выплаты аванса или зарплаты приходится на выходной или праздник, то деньги необходимо выдать накануне.

Что касается величины аванса, то она тоже не прописана в законе, и организации задают ее на свое усмотрение. На практике встречается два способа расчета аванса. Первый — взять месячный заработок сотрудника и умножить на 40 процентов (можно на 30 или 50 процентов). Подавляющее большинство работодателей поступают именно так. Второй способ — вычислить точную сумму зарплаты за фактически отработанную первую половину месяца. Такой подход приветствуется чиновниками (письмо Роструда от 08.09.06 № 1557-6), но редко применяется в жизни (подробнее о начислении аванса читайте в статье «Зарплата за первую половину месяца: как рассчитывать аванс и какие суммы из него удерживать»).

Когда рассчитывать и выплачивать отпускные и пособия по больничным листам

Если в течение месяца сотрудник ушел в отпуск, то бухгалтер обязан выдать отпускные не позднее, чем за три дня до начала отдыха. Это значит, что в отличие от обычной зарплаты, отпускные необходимо рассчитать, не дожидаясь окончания месяца. Времени для этого достаточно, ведь уведомить работника об отпуске нужно не позднее, чем за две недели до начала отдыха, и чаще всего именно в эти сроки оформляют и приказ об отпуске.

С пособием по больничному листу ситуация другая. Рассчитать и выплатить его можно вместе с заработной платой, то есть после завершения месяца, в котором сотрудник принес «закрытый» больничный в бухгалтерию.

Какая кадровая информация нужна бухгалтеру для начисления зарплаты

Чтобы правильно рассчитать зарплату работника за прошедший месяц, бухгалтер должен располагать следующими сведениями:

• дата, с которой сотрудник приступил к работе (по вновь принятым сотрудникам);
• система оплаты труда, установленная для сотрудника (в большинстве случаев — повременная или сдельная);
• величина вознаграждения, установленного для сотрудника (размер оклада, тарифная ставка и проч.);
• время, фактически отработанное в течение месяца (при повременной системе), либо объем произведенной продукции или оказанных услуг (при сдельной системе);
• дата, с которой сотрудник прекратил работу (по уволенным сотрудникам).

Эта информация поступает в бухгалтерию из отдела кадров. Как правило, кадровики передают бухгалтерам ксерокопии приказов о приеме и увольнении, приказов на отпуск, трудовых договоров, штатного расписания и табели учета рабочего времени. Если в компании установлена программа для начисления заработной платы, то кадровики заносят в нее данные, а бухгалтерия на их основании производит расчеты.

Как рассчитать зарплату при окладной системе оплаты труда

Окладная система — это разновидность повременной системы оплаты труда. Она подразумевает, что в случае полностью отработанного месяца работник получает фиксированную сумму денег, то есть оклад. На таких условиях трудятся, как правило, офисные работники: руководители, администраторы, бухгалтеры и проч.

Если месяц отработан не полностью, то работнику выплачивают часть оклада, пропорциональную фактически отработанному времени.

Оклад сотрудника составляет 45 000 руб. Ноябрь отработан не полностью: с 12 по 18 ноября сотрудник уходил в отпуск, с 27 по 30 ноября брал больничный.
Бухгалтер посмотрел, что по табелю учета рабочего времени сотрудник находился на службе 12 рабочих дней. Всего в ноябре 21 рабочий день. Таким образом, зарплата работника за ноябрь, не считая отпускных и пособия по болезни, составляет 25 714 руб.(45 000 руб.: 21дн. х 12 дн.).

Как рассчитать зарплату при тарифной системе оплаты труда

Тарифная система также относится к повременной системе оплаты труда.
Суть ее в том, чтобы оплачивать работнику количество фактически отработанных единиц времени (часов или дней), исходя из часового или дневного тарифа.

Чаще всего тарифная система используется при сменном графике работы. В этом случае нужно помнить, что согласно статье 154 ТК РФ за труд в ночное время, то есть с 22.00 до 6.00, полагается доплата минимум 20 процентов.

Для работника установлена тарифная ставка 300 рублей в час. В ноябре сотрудник отработал 7 смен по 24 часа. Итого фактически отработанное время составило 168 часов (7 смен х 24 часа), работа в ночное время — 56 часов.

Бухгалтер рассчитал зарплату за ноябрь. Она равна 53 760 руб.((168 часов х 300 руб.) + (56 часов х 300 руб. х 20%)).

Кроме того, нужно помнить, что если смена пришлась на праздничный день (23 февраля, 1 мая и проч.), то оплату следует производить как минимум в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).

Добавим, что при сменном графике работы часто применяют суммированный учет рабочего времени. Подробно о нем мы писали в статье «Суммированный учет рабочего времени: общие правила и отдельные тонкости».

Как рассчитать отпускные

При определении суммы отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск прежде всего необходимо вычислить среднедневную сумму заработка. Ее формула зависит от того, полностью ли отработан расчетный период, то есть 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Если расчетный период отработан полностью, то среднедневной заработок равен зарплате, начисленной в течение расчетного периода, разделенной на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней (оно равно 29,3).

Если расчетный период отработан не полностью, то зарплату, начисленную в течение расчетного периода, нужно разделить на некое число. Чтобы его найти, нужно количество полностью отработанных месяцев умножить на 29,3 и прибавить число календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Вычислив среднедневной заработок, умножаем его на количество календарных дней отпуска. В итоге получится сумма отпускных (или компенсации за неиспользованный отпуск), которая выдается на руки сотруднику.

Как рассчитать пособие по больничному листу

Здесь также нужно вычислить среднедневной заработок, однако алгоритм для его расчета будет иным, нежели в случае с отпускными.

Сначала следует посчитать так называемый средний заработок. В общем случае его определяют за два календарных года, предшествующих году начала болезни. Так, если больничный выписан в 2019 году, то средний заработок считаем за 2018 и 2017 годы. В средний заработок входят все выплаты в пользу работника, на которые начислялись страховые взносы. В частности, отпускные и квартальные премии попадают в средний заработок, а больничные и декретные — не попадают.

Затем нужно вычислить средний дневной заработок. Для этого взять средний заработок и разделить на 730. Полученную сумму умножить на процент, соответствующий страховому стажу. Если стаж 8 и более лет — на 100 процентов. Если стаж от 5 до 8 лет — на 80 процентов. Если стаж менее 5 лет — на 60 процентов. В итоге мы получим размер дневного пособия по временной нетрудоспособности. Его следует умножить на количество календарных дней болезни. Результатом этого умножения и будет итоговая величина пособия.

Для пособий по беременности и родам предусмотрены свои особенности. Средний заработок считаем так, как описано выше, а вот средний дневной заработок — по-другому. Разница в том, что средний заработок мы делим не на 730 дней, а на количество календарных дней в двух предыдущих годах за минусом дней, когда женщина была на больничном, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком; а также дополнительных оплачиваемых выходных по уходу за детьми-инвалидами и дней, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Полученную сумму всегда умножаем на 100 процентов вне зависимости от страхового стажа.

Как начислить и удержать налог на доходы физических лиц

Компании и предприниматели, выплачивающие зарплату своим сотрудникам, являются по отношению к ним налоговыми агентами. Это значит, что бухгалтер должен начислить НДФЛ на сумму зарплаты, удержать его из доходов сотрудника и перечислить в бюджет.

Налог начисляется не только на саму зарплату, но и на отпускные и на пособия по больничным листам (исключение составляют декретные пособия, которые освобождены от НДФЛ). К тому же под налог подпадают выплаты в натуральной форме: обеды, участие в корпоративных мероприятиях и проч. Ставка налога на доходы физлиц в данном случае составляет 13 процентов. Обратите внимание: величина удержанного НДФЛ не должна превышать 50 процентов от суммы выплаты сотруднику.

В январе сотрудник получил от своего работодателя доход в сумме 35 000 руб. Бухгалтерия рассчитала, что налог с зарплаты сотрудника равен 4 550 руб. (35 000 руб. х 13 %) (для упрощения мы рассмотрели ситуацию, когда работнику не предоставляются налоговые вычеты). Эту сумму бухгалтер перечислил в бюджет, а работник получил на руки 30 450 руб. (35 000 — 4 550). Таким образом, размер удержанного налога не превысил 50-ти процентный лимит.

Бухгалтерия обязана вести учет доходов и удержанного налога по каждому физическому лицу в специально разработанных налоговых регистрах (см. «Налоговые регистры: инструкция по применению»). Кроме того, бухгалтеры должны по требованию физических лиц выдавать им справки о доходах по утвержденной форме.

Налог, удержанный из зарплаты, нужно перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Исключение предусмотрено только для отпускных и больничных (в том числе по уходу за ребенком)— НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

Также работодатель обязан представить в налоговую инспекцию сведения о доходах, выплаченных в предшествующем году. Для этого нужно не позднее 1 апреля заполнить и сдать в инспекцию справки по форме 2-НДФЛ, а также реестр, куда собраны данные по всем справкам. Кроме того, в 2016 году введена ежеквартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц по форме 6-НДФЛ .

Какие документы оформить при выдаче зарплаты

Статья 136 Трудового кодекса обязывает работодателей письменно извещать каждого работника обо всех начислениях и удержаниях, а также об итоговой сумме зарплаты, которую сотрудник получит на руки. Чтобы выполнить это требование, компании и предприниматели составляют и выдают работникам так называемые расчетные листки.

Форма такого листка не установлена, поэтому каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Главное, чтобы в бланке были поля для всей необходимой информации.

Помимо этого следует заполнить либо расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49, либо две другие ведомости: расчетную по форме № Т-51 и платежную по форме № Т-53 (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). В случае, когда зарплата перечисляется на карточки, нужна только расчетная ведомость.